Dicas para escrever um e-mail profissional


emailO e-mail é uma importante ferramenta comunicativa, tanto no âmbito pessoal quanto no profissional. Na área imobiliária, por exemplo, ela é a terceira principal forma de contato com os clientes, ficando atrás apenas do atendimento presencial e das ligações telefônicas.

Vale destacar que esse recurso atingiu a relevância que tem hoje porque é um meio rápido, econômico e prático de trocar informações com as pessoas. Além disso, com o avanço da tecnologia mobile, é possível enviar e responder e-mails em qualquer lugar, a qualquer hora e o melhor de tudo: em tempo real.

Apesar de ser muito usual entre corretores, muitas vezes ele não é utilizado como deveria, a começar pela estruturação e linguagem frequentemente inadequadas. Pensando nisso, criamos um pequeno guia para que você redija e-mails profissionais com qualidade. Ficou curioso? Então continue lendo o nosso artigo.

Seja claro

Hoje em dia comunicação é tudo! É justamente por isso que é indispensável que o corretor saiba se comunicar com clareza, inclusive através das mensagens de e-mail. Procure evitar rodeios, gafes e má interpretação. Lembre-se que se existirem falhas no processo comunicativo e o interlocutor não compreender a mensagem, a responsabilidade recai sobre o emissor.

Use uma linguagem adequada

Assim como no atendimento presencial, por e-mail você também deve saber escolher as palavras. Fuja dos termos rebuscados e dos clichês. Além disso, evite o excesso de informalidade, tais como as gírias, regionalismos e abreviações típicas da internet. O ideal é encontrar o equilíbrio, usando uma linguagem acessível e correta. Para ampliar o seu repertório léxico, leia mais e participe de cursos de comunicação e redação.

Seja educado

Não é porque a comunicação é escrita que você vai deixar a educação de lado. Cumprimente e se despeça do cliente de maneira cordial, coloque-se à disposição para esclarecer dúvidas e redija um e-mail amistoso e simpático. Apesar de o contato ser empresarial, o e-mail não deve ser frio e impessoal. Pense que as mensagens que você envia fazem parte de um contexto maior, sendo responsáveis por fortalecer o seu relacionamento com o cliente e influenciar diretamente a decisão de compra.

Passo a Passo

O e-mail obedece a uma estrutura e sequência lógica. Confira:

  • Adicionar um assunto: o assunto deve ser sintético, claro e amplamente relacionado com o conteúdo da mensagem. Jamais use chamadas como “Abra”, “Repasse” ou “Imperdível” no título do e-mail. Possivelmente a sua mensagem será encarada como Spam e talvez nem seja lida. Prefira assuntos como: “Retorno sobre o apartamento”, “Fotos da Casa”, “Agendamento de visita”. Use quatro palavras no máximo!
  • Corpo da mensagem: você deve iniciar o conteúdo cumprimentando o cliente. Em seguida, dê um ou dois espaços entre linhas para começar a desenvolver o assunto. Tente não se estender demais.
  • Despedida: por fim, despeça-se com expressões como: “Aguardo retorno”, “Atenciosamente” ou “Grato”. Encerre o e-mail com seu nome, função e telefone de contato. Essa assinatura pode ser automática.

Os 7 pecados na comunicação profissional via e-mail

  1. Usar nicknames engraçados ou apelativos, como por exemplo: corretorgato@gmail.com. Isso não transmite credibilidade e pode arranhar a sua imagem perante o cliente.
  2. Encaminhar e-mail com cópia para centenas de destinatários. O cliente precisa se sentir único e exclusivo e essa atitude faz com que ele se sinta apenas mais um, além de revelar que o corretor não é nada discreto.
  3. Deixar de enviar um contato telefônico, afinal, nem todo cliente gosta de se comunicar por e-mail.
  4. Usar o CAPS LOCK. Na internet isso é o mesmo que alterar a voz.
  5. Cometer erros de concordância e pontuação. Essas falhas não causam uma boa impressão no cliente.
  6. Fazer textos muito longos, até porque eles podem confundir o cliente, além de serem pouco atraentes para a leitura completa.
  7. Anexar arquivos de foto muito grandes. Antes de mandar as imagens, compacte-as sem prejudicar a qualidade da fotografia.

E aí, gostou das nossas dicas? Compartilhe as suas opiniões conosco através dos comentários.

Fonte:  http://blog.bemdireto.com.br/

 

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